اصول و سیستم اطلاعاتی حسابداری پذیرفته همگانی

اصول حسابداری پذیرفته همگانی به طور کلی به یک مجموعه مشترک از اصول حسابداری ، استانداردها و رویه های پذیرفته و منتشرشده ای اشاره دارد که شرکت ها و حسابداران یا گروه هایی که مسئول انجام خدمات حسابداری آن ها هستند باید هنگام تهیه صورت های مالی از آن ها پیروی کنند . به منظور اطمینان از یکپارچگی صورت های مالی گزارش شده توسط شرکت ها، این اصول توسط سازمان حسابرسی و یا نهادهای متولی این امر منتشر می شوند . به عبارتی استفاده از این اصول باعث می‌شود تا سرمایه‌گذاران برای تجزیه و تحلیل و استخراج اطلاعات از این گزارش‌ها با مشکلات کمتری روبرو باشند . آن ها همچنین امکان مقایسه اطلاعات مالی بین شرکت های مختلف را امکان پذیر می کند .

اصول حسابداری پذیرفته همگانی

برای پی بردن به اهمیت این اصول به مثالی توجه شما را جلب می کنیم ، حسابداری را در نظر بگیرید که بر اساس میل شخصی خود عملیات حسابداری را انجام می دهد و گزارشگری صورت های مالی را بر عهده دارد . اطلاعات بدست آمده توسط این فرد تنها برای خودش قابل استفاده خواهد بود و برای دیگران فایده ای نخواهد داشت و همچنین امکان مقایسه نتایج مالی شرکتی که حسابداری آن بر عهده این فرد است با سایر شرکت های مشابه امکان پذیر نخواهد بود. این مثال و مواردی از این دست لزوم بکار گیری روش های مشخص و ثابتی را در گزارش گری امور مالی ، کاملاً مشخص می کند .

فرض تفکیک شخصیت

بر اساس این فرض حسابداری هر شرکت و یا موسسه شخصیت مستقل از خود آن خواهد داشت ، حال که اینکه مالکان شخصیت حقیقی باشد یا حقوقی . در واقع تمامی فعالیت های مالی هر شرکت تنها به اعتبار شخصیت حسابداری آن مورد تجزیه و تحلیل و بررسی قرار می گیرند تا بتوان وضعیت مالی هر موسسه و نتایج عملیات آن را  تهیه و گزارش کرد . برای روشن شدن موضوع به آقای کمالی که دارای یک فروشگاه فرش فروشی و تعمیرگاه خودرو است دقت کنید . برای هر یک از واحدهای اقتصادی در اختیار آقای کمالی باید یک شخصیت حسابداری جدا در نظر گرفته شود و فعالیت های مالی هر کدام از آن ها تنها از دید شخصیت حسابداری جدا مورد بررسی قرار گیرد و اسناد و مدارک مربوطه ثبت و ضبط گردد .

فرض دوره مالی

نتایج تمامی فعالیت های هر موسسه در طی یک دوره را تنها پس از پایان اجرای عملیات آن ، دریافت تمامی مطالبات ، فروش دارایی‌های و یا پرداخت بدهی ها به طور دقیق و کاملاً مشخص می توان تعیین نمود . اما استفاده کنندگان از گزارش های مالی نمی توانند برای دریافت اطلاعات مدت زمان زیادی را صبر کنند ، به همین منظور طول عمر یک شرکت یا موسسه را به دوره ‌های کوتاه تری معمولاً یک ساله و در صورت نیاز دوره های شش ماه و یا سه ماه تقسیم می‌کنند ، و برای هر دوره گزارش‌های مالی جداگانه را ارائه می نمایند . به طور معمول این دوره زمانی یک ساله هستند که به آن ها سال مالی گفته می شود . این نکته نیز قابل ذکر است که لزومی ندارد تا دوره و یا سال مالی با سال تقویمی انطباق داشته باشد.

فرض تداوم فعالیت

فرض تداوم فعالیت به این معنا است که عملیات شرکت در آینده ادامه خواهد داشت و قصد انحلال و یا تعطیلی آن وجود ندارد . البته این فرض بر این موضوع تأکید دارد که قرار نیست شرکت دارای عمر  نامحدود باشد بلکه بیانگر این است که موسسه دارای عمر کافی برای اجرای تعهدات و قراردادهای خود می‌باشد .

 فرض تعهدی در حسابداری

این فرض حاکی از این است که باید درآمدها به محض تحقق و هزینه ها به محض تحمل و بدون توجه به دریافت یا پرداخت وجه نقد مربوط شناسائی شود.

فرض تعهدی

این فرض بر تحقق درآمد، تحمل هزینه و تطابق دقیق هزینه ها با درآمدهای شناسایی شده، تاکید دارد.

فرض یا مبنای تعهدی

فرض تعهدی یکی از زیربنائی ترین و مهمترین مفروضات حسابداری است. توسعه و گسترش حسابداری تا حد زیادی مدیون این فرض است. بر اساس فرض تعهدی درآمدها به محض تحقق و هزینه ها به محض تحمیل، بدون توجه به زمان دریافت یا پرداخت وجه نقد مربوطه، شناسائی و ثبت می شوند. اغلب در متون حسابداری بجای عبارت فرض تعهدی از عبارت مبنای تعهدی استفاده می شود.

مبنای تعهدی در مقابل مبنای نقدی قرار دارد. در مبنای نقدی هر دریافت وجهی توسط شرکت که از ناحیه صاحبان شرکت یا وام دهندگان نباشد به عنوان درآمد و هر پرداخت وجهی توسط شرکت که به اشخاصی غیر از صاحبان شرکت یا وام دهندگان صورت پذیرد به عنوان هزینه تلقی می شود. براساس فرض تعهدی درآمدها به محض تحقق و هزینه ها به محض تحمیل، بدون توجه به زمان دریافت یا پرداخت وجه نقد مربوطه، شناسایی و ثبت میشوند.

حسابداری نقدی، روش حسابداری است که اساس آن بر دریافت و پرداخت وجه نقد استوار است. در این سیستم هرگونه تغییر در وضعیت مالی موسسه، مستلزم مبادله وجه نقد است و درامدها زمانی شناسایی و در دفاتر ثبت می شوند که وجه نقد آنها دریافت شود و هزینه ها زمانی شناسایی و در دفاتر ثبت می شوند که وجه آنها به صورت نقد پرداخت گردد.

مبنای تعهدی

در مبنای تعهدی کامل، درامدها زمانی، شناسایی و در دفاتر حسابداری منعکس می گردند که تحصیل می شوند یا تحقق می یابند. در این مبنا، زمان تحصیل یا تحقق درامد، هنگامی است که درامد به صورت قطعی مشخص می شود یا بر اثر ادامه خدمات حاصل می گردد. لذا زمان وصول وجه در این روش مورد توجه قرار نمی گیرد بلکه زمان تحصیل یا تحقق درامد در شناسایی و ثبت درامد اهمیت دارد. همچنین در این مبنا، زمان شناسایی و ثبت هزینه ها، زمان ایجاد و یا تحقق هزینه هاست و زمانی که کالایی تحویل می گردد یا خدمتی انجام می شود، معادل بهای تمام شده کالا‌ی تحویلی و یا خدمت انجام یافته، بدهی قابل پرداخت ایجاد می شود.

مبنای نیمه تعهدی

مبنای نیمه تعهدی درحسابداری به سیستمی گفته می شود که در آن، هزینه ها بر مبنای تعهدی و درامدها بر مبنای نقدی، شناسایی و در دفاتر ثبت می-شوند. مبنای نیمه تعهدی، ترکیبی از دو مبنای تعهدی و نقدی است و به لحاظ سهولت و قابلیت اجرا، مورد پذیرش تعدادی از کشورها قرار گرفته است. به عبارت دیگر، چون در ثبت و شناسایی هزینه ها،امکان استفاده از مبنای تعهدی وجود دارد، بنابراین هزینه ها به محض ایجاد، بدون توجه به زمان پرداخت وجه آنها، در دفاتر ثبت می شوند. به این ترتیب، یکی از مزایای مبنای تعهدی یعنی انعکاس واقعی هزینه های دوره مالی، در این سیستم مورد استفاده قرار می گیرد.

مبنای تعهدی تعدیل شده

مبنای تعهدی تعدیل شده، روش حسابداری است که در آن هزینه ها هنگام ایجاد یا تحمل، شناسایی و در دفاتر ثبت می شوند، به همان ترتیبی که در مبنای تعهدی کامل و مبنای نیمه تعهدی عمل میشوند.ولی درامدها در این مبنا برحسب طبع و ماهیت آنها به دو دسته تقسیم می شوند:

دسته ای از درامدها، آنهایی هستند که قابل اندازه گیری بوده و در عین حال در دسترس می باشند، لذا در زمان کوتاهی پس از تشخیص قابل وصول خواهند بود. دسته دیگر درامدها، درامدهایی هستند که فاقد ویژگیهای پیشگفته بوده و لذا اندازه گیری و تشخیص آنها مشکل و معمولا‌ً ناممکن است و یا وصول آنها پس از تشخیص، در طول دوره مالی یا مدت کوتاهی بعد از دوره مالی امکانپذیر نیست. این درامدها با استفاده از حسابداری نقدی شناسایی و در دفاتر ثبت می شوند. در حسابداری تعهدی تعدیل شده ‌هزینه‌ها منحصراً در مبنای تعهدی (در زمان ایجاد یا تحمل) شناسایی و در دفاتر منعکس می شوند، در حالی که برخی از درامدها با استفاده از مبنای تعهدی (هنگام تحقق درامد) شناسایی و ثبت و برخی دیگر از درامدها براساس مبنای نقدی (هنگام وصول وجه درامد) شناسایی و ثبت می شوند.

مبنای نقدی تعدیل شده

مبنای نقدی تعدیل شده، روش حسابداری است که به روش حسابداری نقدی کامل شباهت زیادی دارد. تفاوت مبنای نقدی کامل با مبنای نقدی تعدیل شده در نحوه شناسایی و ثبت هزینه هاست. درامدها هم در مبنای نقدی کامل و هم در مبنای نقدی تعدیل شده فقط در زمان وصول وجه شناسایی و در دفاتر ثبت می شوند، لذا این دو مبنا در مورد درامدها مشابه هم عمل می-کنند و تفاوتی با هم ندارند (باباجانی، ۱۳۸۵).

مزایای مبنای تعهدی

• دستیابی سریع به اطلاعات جامع، کامل و دقیق از وضع موجود سازمان .
• امـکـان تشخیـص لــزوم خـرج کـرد، بـراسـاس اطلاعـات صحیـح از منابـع و نیازهـا .
• مشخص شدن میـزان درآمدهـای وصـول نشده هر دوره مالی و امکان برنامه‌ریزی برای وصول آنها .
• دسترسی به اطلاعات دقیقتـر و کاملتـر از درآمدها و هزینه‌های هر دوره ( اعم از نقدی و غیر نقدی ) .
• امکان ایجاد ارتباط بین هزینه‌ها و عملکرد آنها و در نتیجه ایجاد زمینـه برای ورود به بحـث بودجه عملیاتی .
• امکان تعیین نقطـه سر به سر درآمد و هزینه در هر دوره، با مقایسه درآمدها و هزینه‌های هـر دوره و نتایـج حاصل از تهاتـر آنها .
• امکان محاسبه و ثبت استهلاکات به عنوان هزینه‌های دوره .
• دسترسی به اطلاعات لازم جهت برنامه‌ریزی و اعمال کنترل‌های مدیریتی .
• امکان تعیین قیمت تمام شده هر پروژه با استفاده از اطلاعات سیستم حسابداری .
• امکان سنجش دقیقتـر تناسب واحدهای پشتیبانی با واحدهای عملیاتی و تعیین تناسب لازم بین آنها و همچنین ارزیابی سنواتی آنها .
• امکان سنجش مسئولیت‌پذیری مسئولین و مدیران سازمان‌ها و ارزیابی عملکرد ایشان در پایان هر دوره و در سطوح مختلف سازمانی .
• اطلاع از میزان و ارزش موجودی‌ها و دارایی‌های در اختیار سازمان با ثبت و ضبط موجودی‌های جنسی و دارایــی‌های ثابـت از قبـیـل امـوال، ماشیـن آلات و تجهیــزات در سیستم حسابداری .
• امکـان ارزیـابـی و انعکـاس کلیـه دارائـی‌هـای تحصـیـل شـده اعـم از خـریـد یا واگـذاری بابـت سایر حقوق سازمان، براساس مبانی مربوطه .
• امکان مقایسه وضع موجود با وضع مطلوب و تناسـب آن با مأموریت‌هـای سـازمان از نظر منابع، دارایی‌ها و خدمات ارائه شده .
• اطلاعات و گزارش‌های مالی صحیح تر و دقیقتری را جهت برنامه‌ریزی و تصمیم‌گیری و دیگر عملیات اجرایی در اختیار مدیران قرار می‌دهد .
• در مؤسسات انتفاعی وابسته به دولـت، تعیین درآمدهـا و هزینـه‌های واقعی متعلق بـه دوره مالی و بکارگیری نتیجه صحیـح فعالیت‌های مالـی و وضـع مالـی واقعـی در پایـان سال، تنهـا بـا بـه کارگیری مبنای تعهدی امکان‌پذیر است .

فرض احد پول (واحد اندازه‌گیری)

برای اندازه‌گیری هر ویژگی یا کیفیت، در نگاه اول به یک مقیاس اندازه‌گیری نیاز می‌باشد. مثلاً واحد اندازه‌گیری طول متر، وزن کیلوگرم، انسان نفر، زلزله ریشتر و… می‌باشد. در حسابداری نیز «پول» به عنوان واحد اندازه‌گیری مبادلات فرض شده‌است. کلیه مبادلاتی که توسط حسابداران در دفاتر یا صورت‌های مالی منعکس می‌گردد، معرف حجم یا مقدار نمی‌باشد بلکه تنها بهای آن‌ها را نشان می‌دهند. به‌طور کلی وقایعی که با پول اندازه‌گیری نمی‌شوند و فاقد جنبه مالی می‌باشند در دفاتر و صورتحسابها منعکس نمی‌گردند. مثلاً روحیه کارکنان، کارایی مدیریت، رقابتهای بازار و… در صورتهای مالی منعکس نمی‌گردند.

علاوه بر مفروضات حسابداری قوانین و مقررات روشن و دقیق تری نیز نیاز است تا بتوان برای ثبت و گزارش دهی اطلاعات مالی از آن ها استفاده کرد . این قوانین و مقررات به اصول حسابداری معروف هستند و نسبت به مفروضات حسابداری بیشتر جنبه اجرائی دارند . در واقع چارچوب اصلی حسابداری به وسیله مفروضات آن شکل می‌گیرد و اصول حسابداری ایجاد آن را عملی می کنند . سازمان حسابرسی چهار اصل را به این منظور معرفی کرده است ، اصل بهای تمام شده ، اصل تطابق ، اصل تحقق درآمد ، اصل افشاء کامل

اصل بهای تمام شده از اصول حسابداری پذیرفته همگانی

 بر طبق این است کلیه مبادلات حسابداری باید در تاریخ وقوع باید به بهای تمام شده در دفاتر مالی ثبت شود . در واقع منظور از بهای تمام شده ارزش ریالی مبادله در تاریخ تحصیل است . این نکته را باید در نظر گرفت که پرداخت های اضافی برای خریدهای نسیه ، جزء بهای تمام شده تاریخی محسوب نمی‌شوند . این روش از ثبت بهای معاملات زمان با تغییر ارزش دارایی ها در ارزش مبادلات ثبت شده هیچ‌گونه تأثیری نخواهد داشت . البته این روش درصد ارزش معاملات ایراداتی است که در زیر به برخی از آن ها اشاره خواهیم کرد .

1. در این روش تغییرات ارزش دارایی ها در طول زمان در نظر گرفته نمی‌شود

2.  از آنجا که این روش دارایی ها را در زمان وقوع و به بهای خرید و فروش ثبت می کنند و با توجه به ثابت نبودن ارزش پول در طی سال های مختلف ، قرار دادن دارایی ها در یک گروه که در سال های مختلف خریداری شده اند خالی از اشکال نخواهد بود .

 اصل تطابق

بر اساس این اصل درآمدها در هر دوره تنها باید با هزینه‌های انجام شده به منظور کسب آن ها مطابقت داده شوند . به عبارتی دیگر سود در هر دوره در این روش نتیجه تطابق درآمدها با هزینه‌های صورت گرفته برای آن‌ها در همان دوره می باشد .

اصل تحقق درآمد در اصول حسابداری پذیرفته همگانی

این اصل زمان شناسایی درآمد ها و ثبت آن ها را در گزارش های مالی مشخص می کند و بر اساس آن یک درآمد تنها زمانی باید شناسایی گردد که دو شرط برای آن برقرار باشد

1.  در ابتدا مبادله ای بین افراد صورت گرفته باشد

2.  مراحل کسب سود کامل شده باشد

اصل افشاء کامل

این اصل ایجاب می کند تا تمامی واقعیت های مربوط به فعالیت های مالی شرکت به طور کامل افشاء شوند . به عبارتی بر اساس آن باید تمامی اطلاعاتی که به هر نحوی در تصمیم گیری مدیران می تواند موثر باشد  ، به طور کامل بیان شود . افشاء اطلاعات می‌تواند در متن صورت های مالی و یا در یادداشت توضیح همراه آن ها ارائه شود .

میثاق های حسابداری : علاوه بر مفروضات که در رشته حسابداری وجود دارد ، برای ثبت و گزارشگری مالی به رهنمودها و قوانین روشن تری نیز نیاز است . این دستورالعمل‌ها به اصول پذیرفته‌شده حسابداری معروف هستند و در مقایسه با مفروضات قابلیت جنبه اجرایی و کاربردی بیشتری دارند . در واقع چارچوب حسابداری به وسیله مفروضات شکل می‌گیرد و به وسیله اصول حسابداری عملی می شود .

میثاق های حسابداری

ولی نکته ای که در اینجا قابل‌ذکر است این است که همیشه هردو این قوانین ، در همه موارد قابلیت اجرایی ندارند چرا که برای آن ها محدودیت ‌هایی در نظر گرفته شده است که بکارگیری آن ها را محدود می کند . این محدود کننده ها به میثاق های حسابداری معروف هستند و ۴ اصل را دربرمی گیرند . اصول فزونی منافع بر مخارج ، اهمیت ، محافظه کاری و خصوصیات صنعت

اصل فزونی منافع بر مخارج در میثاق های حسابداری

بر اساس این اصل ، در صورتی که هزینه تهیه اطلاعات حسابداری از منافع حاصل از آن ها بیشتر باشد ، گزارشگری اطلاعات مذکور مقرون به صرفه نیستند ، به همین خاطر فرد می‌تواند آن ها را ارائه ندهد . برای نمونه گزارش کامل بدهکاران بیمه نمونه ای از بکارگیری اصل فزونی منافع بر مخارج است ، چرا که این گزارش علی رغم ارائه اطلاعات بسیار جامع در خصوص بدهکاران شرکت بیمه ، به دلیل حجم بالای گردش این حساب و مخارج بالای تهیه آن ، گزارش کامل اطلاعات آن مقرون به صرفه نخواهد بود . در واقع مبنای این اصل این است که ، قبل از انجام هر کاری باید منافع و هزینه های مرتبط با آن را کاملاً شناسایی کرد و تنها در صورتی که سود حاصل از آن ها نسبت به هزینه ها بیشتر باشد ، اقدام به تهیه آن ها کرد .

اصل اهمیت

بر اساس این میثاق در حسابداری ، مبالغ اعداد و یا اقلامی که با توجه به وضعیت کلی یک مجموعه ، میزان گردش مالی آن و محیطی که در آن به فعالیت می پردازد ، کم ارزش و جزئی شناخته شوند ، می توان از اعمال اصول حسابداری در مورد آن ها چشم پوشی کرد . البته این را هم باید نکته را متذکر شد که این اصل در میثاق های حسابداری هرگز به این معنا نخواهد بود که اقلام با ارزش پایین را به هیچ وجه نباید به حساب آورد و ثبت کرد ، بلکه می‌توان برای این آن ها از محاسبه استهلاک برای با توجه به عمر مفید بیش از یک سال چشم پوشی کرد و آن را به حساب هزینه ها منظور نمود . برای روشن شدن موضوع در این باره سعی خواهیم کرد تا توجه شما را به دو مثال جلب کنیم .

خرید یک خودنویس را در نظر بگیرید که با آن می توان دفاتر مختلف شرکت را نوشت ، اگرچه این لوازم التحریر خود به تنهایی در زمره دارایی های شرکت می باشد و عمر مفید آن نیز ممکن است بیش از یک سال باشد ، ولی می‌توان با تقسیم بهای تمام شده آن به طول عمر مفید ، کل هزینه خرید آن را به حساب همان دوره منظور نمود . یا برای مثال کسری میزان دو تن در انبار نگهداری کیسه های سیمان که در طی یک سال مالی بیش از دو هزار تن سیمان به آن وارد می شود بسیار ناچیز و بی اهمیت تلقی می شود ، چرا که ممکن است باسکول اختلافاتی را در میزان اندازه گیری داشته باشد و در نهایت آن ها با یکدیگر جمع شده و این مقدار کسری را ایجاد کرده باشند . البته همین مقدار کسری برای انباری که میزان ورود و خروج اجناس به آن به ۵۰ تن می‌رسد با اهمیت تلقی می شود و باید اختلافات گزارش شده تا مورد پیگیری قرار گیرند .

میثاق محافظه کاری

 به عنوان یکی دیگر از میثاق های حسابداری این اصل بر این موضوع تأکید دارد که هنگام وجود ابهام و در زمان پیش بینی ها باید با حفظ احتیاط و محافظه کاری ، درآمد ها را کمتر از میزان واقعی آن و مخارج بدهی‌ها را بیشتر از مقدار مورد انتظار در نظر گرفت ، چراکه در این زمان ثبت های حسابداری باید کمترین تأثیر خود را روی درآمدها داشته و اثر اصلی را بر روی هزینه ها ایجاد کنند تا از ارائه سودهای غیرواقعی جلوگیری به عمل آید ؛ به عبارت دیگر می‌توان گفت که باید درآمدها را با احتیاط بیشتری نسبت به هزینه ها ثبت نمود و دقت بیشتری را برای شناسایی و تخمین آن ها بخرج داد .

اصل خصوصیات صنعت

هر صنعت ویژگی ها و خصوصیات منحصر به فردی را دارد که تنها مختص خود بوده و با سایر صنایع مشترک نیست ، درنتیجه برای این که گزارش‌های مالی در هر صنعت مفید تر باشد باید از روش های خاص حسابداری مخصوص به آن صنعت به منظور مدیریت حساب های آن ها توسط  حسابداران استفاده کرد . در واقع این اصول تنها برای این بخش ها کاربردی خواهند بود و به کارگیری آن ها در سایر صنایع منجر به ارائه اطلاعاتی کاملاً گمراه کننده خواهد شد . به عبارتی می‌توان گفت تنها ویژگی‌های این صنایع هستند که اعمال استثنا در بکارگیری اصول حسابداری را کاملاً توجیه پذیر می کنند . به عنوان مثال می‌توانیم به صنعت بیمه در کشور اشاره کنیم . قطعاً نحوه گزارشگری مالی در صنعت بیمه و یا رسیدگی به امور مالی آن ها متفاوت ازکارخانه تولید قند و شکر خواهد بود در نتیجه باید برای هر کدام از آن ها باید از روش های جداگانه حسابداری استفاده کرد .

دلایل استفاده از میثاق های در حسابداری

علاوه بر تمامی توضیحاتی که تا کنون در باره میثاق های حسابداری ذکر کردیم ، چنانچه استفاده از روشی مغایر با اصول پذیرفته شده یا استاندارد های حسابداری ، منجر به این شود که ما بتوانیم اطلاعات سودمند تری را ارائه کنیم یا اینکه سبب شود تا از نتیجه گیری های گمراه کننده جلوگیری به عمل آوریم ، استفاده از این روش با این که با رویه ها و اصول حسابداری شرکت ها مغایرت دارد مجاز است تنها به این شرط که اطلاعات را به بهترین نحو افشاء و دلایل مرتبط با آن ها را ارائه کند .

سیستم اطلاعاتی حسابداری

سیستم اطلاعاتی حسابداری عهده دار وظیفه تبدیل داده های اطلاعاتی به گزارش های سودمند مالی وارائه آن ها به مدیریت درون سازمانی ومراجع برون سازمانی جهت تصمیم گیری می باشد.تبدیل داده های اطلاعاتی به گزارش های مالی در یک سیستم اطلاعاتی حسابداری در قالب فرایند جمع آوری،طبقه بندی،پردازش،تجزیه وتحلیل وانتقال(ارائه)اطلاعات صورت می گیرد.